Universitas Amikom Purwokerto, Kampus IT dan Bisnis Digital Banyumas, Jawa Tengah.

Pernahkah Anda memperhatikan betapa sulitnya sebuah perusahaan untuk mengkomunikasikan informasi kepada karyawannya? Berbicara dengan hampir semua eksekutif senior atau pemimpin SDM, kami menemukan bahwa mendapatkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat adalah masalah permanen bagi lima atau 50.000 perusahaan. Berbicara dengan diri kita sendiri dan di antara kita jauh lebih sulit daripada berbicara dengan pelanggan, mitra, atau investor kita.

Namun, bekerja di rumah dan benar-benar menganalisis masalah, perusahaan adalah musuh terburuk mereka sendiri dalam hal memberi sinyal kepada orang-orang tentang segala hal mulai dari strategi pasar hingga liburan perusahaan hingga ketersediaan suntikan flu.

Ini adalah alasan…

Terlalu banyak pesan

Di sebagian besar organisasi, karyawan menerima pesan resmi hampir setiap hari. Karyawan terkena segala hal mulai dari pernyataan strategis dan kebijakan hingga perubahan perincian program parkir dan tunjangan hingga peringatan TI untuk menjadwalkan perubahan dalam donor darah dan permainan softball. Sebagian besar pesan ini diabaikan dan tidak bernilai bagi karyawan dan dapat dihapus sebelum dibaca. Faktanya, sebagian besar karyawan menerima begitu banyak email sehingga mereka tidak secara otomatis mendapatkan perhatian kecuali mereka berasal dari manajer mereka atau anggota tim langsung.

Sepertinya tidak ada yang bertanggung jawab untuk mengedit atau memprioritaskan pesan. Tidak ada strategi kontak yang memberitahu Anda bahwa Anda memiliki terlalu banyak kontak untuk berkomunikasi secara efektif. Sebagian besar perusahaan tidak memiliki kalender terbitan yang dapat memberi tahu karyawan bahwa hal-hal tingkat eksekutif akan diumumkan pada hari Senin dan pengumuman SDM akan selalu pada hari Jumat.

Satu ukuran cocok untuk semua

Sebagian besar pesan perusahaan memiliki satu teks dan satu rasa. Pesan tertentu mungkin atau mungkin tidak berlaku untuk semua orang, tetapi biasanya lebih baik untuk menyebarkan pesan ke seluruh perusahaan daripada menargetkan pesan atau menulis variasi berdasarkan relevansi atau penerimaan. Global Blast juga langsung menjawab pertanyaan tingkat eksekutif tentang berbicara.

Tetapi ketika Anda bertanya kepada seseorang, mudah untuk melihat bahwa para penyandang dana memahami prosesnya dan lebih memilih untuk mendapatkan informasi dengan cara yang berbeda dari tenaga penjualan dan insinyur. Namun, hanya sedikit orang yang mengenali atau bertindak berdasarkan perbedaan yang diketahui ini saat menulis atau mengirim pesan internal atau karyawan.

Demikian pula, bahkan perusahaan yang berpusat pada data tampaknya tidak dapat mengklasifikasikan karyawan berdasarkan fakta yang relevan. Kebanyakan orang tidak dapat melakukan ping kepada semua orang yang memiliki model laptop tertentu atau dengan cepat mengisolasi mereka yang telah memilih opsi tertentu dalam rencana perawatan gigi mereka. Oleh karena itu, sebaliknya, setiap orang menerima semua pesan dan melatih para eksekutif untuk mengabaikan semua pesan.

Tidak ada prioritas

Melihat komunikasi karyawan, semuanya menjadi prioritas utama. Beberapa perusahaan menggunakan nama yang berbeda atau font yang berbeda untuk membedakan antara pesan yang sangat penting dan informasi sehari-hari. Akibatnya, semuanya penting, tidak ada yang penting. Karyawan memperlakukan utusan perusahaan seperti anak-anak yang berteriak “serigala”. Akibatnya, perubahan harga dan pengenalan produk baru sering kali mendapatkan bobot dan perhatian yang sama seperti ulang tahun, peringatan layanan, dan penjualan kue.

Terlalu banyak putaran

Terlalu banyak perusahaan mengabaikan niat baik, kemauan untuk percaya, dan kebutuhan akan atribusi yang ada di antara tenaga kerja mereka. Dalam lingkungan yang terlalu diatur, berperkara, dan berputar-putar, kepemimpinan jarang berbicara langsung kepada jajaran atau arsip. Semua kata diproses, menghasilkan “garis partai” yang transparan. Ia bekerja setiap hari, memberikan lebih banyak perhatian dan perhatian daripada yang Anda pikirkan, dan langsung tidak dipercaya oleh orang-orang yang benar-benar tahu apa yang sedang terjadi.

Tidak ada yang percaya bahwa manfaat dari “pengukuran yang tepat” dan “rekayasa ulang” baik untuk mereka. Jauh sebelum pengumuman resmi, semua orang sudah tahu produk mana yang hits dan mana yang salah. Siapa pun yang samar-samar memperhatikan, bahkan organisasi mega-global, memiliki perasaan yang cukup baik tentang interaksi kepentingan, politik, dan kepribadian di dalam organisasinya. Lantas mengapa tidak ada diskusi yang lebih jujur ​​antara mereka yang mau tidak mau menanggung beban dan harus melakukan perubahan?

Pimpinan biasanya merasa perlu menangani pesan internal untuk melindungi keamanan dan menghindari munculnya dan potensi klaim perdagangan “orang dalam”. Tetapi ada beberapa rahasia nyata selain niat dan waktu. Dan kebanyakan dari mereka biasanya sudah ada di benak karyawan yang tertarik dengan masa depan perusahaan.

Jaringan alternatif

Setiap perusahaan memiliki individu dengan kredibilitas atau masa jabatan yang secara informal menghubungkan orang dengan orang lain. Mereka adalah orang-orang yang telah mengalami ribuan perubahan kebijakan, membantu memahami cara menyelesaikan sesuatu, mengetahui siapa yang dapat mendorong biaya Anda, dan memiliki teman dan sumber di seluruh organisasi Anda.

“Rumored Mill” atau “Jungle Drum” adalah jaringan komunikasi informal yang lebih mudah dipahami, lebih cepat, dan lebih andal daripada komunikasi internal resmi. Mereka tidak hanya mengedit, menyaring, dan mengevaluasi informasi, tetapi juga memenuhi kebutuhan kita untuk mengetahui dan keinginan kita untuk memiliki “kurus” sejati dari acara yang berlangsung di depan kita. Jaringan saraf ini mungkin saling berhubungan. Seringkali terbatas pada fasilitas, tim atau unit bisnis. Namun demikian, mereka hampir selalu lebih baik daripada sistem komunikasi karyawan resmi.

Jadi apa yang harus dilakukan oleh perusahaan yang positif?

Manfaatkan apa yang telah Anda pelajari dalam pemasaran langsung dan online dan terapkan pada komunikasi internal Anda.

Pertimbangkan langkah pertama ini.

1. Segmentasikan audiens Anda.prioritas

Alih-alih mengirim pesan yang sama ke semua orang, bagilah sekelompok orang dan dapatkan pesan yang relevan. Buat daftar terpisah untuk mendapatkan pesan individual. Buat versi berbeda dari pesan yang sama dengan tujuan menyajikan informasi dengan cara yang berbeda untuk membedakan antara kepribadian dan tipe kelompok kerja. Tetapkan strategi kontak yang mengelola jumlah pesan yang dapat diterima setiap karyawan dalam sebulan. Ini dapat didasarkan pada lokasi, peringkat, atau tugas pekerjaan, tetapi semakin sedikit, semakin pasti.

2. Dapatkan keikutsertaan dan atur preferensi.

Ketika orang memilih untuk menerima pesan, mereka lebih memperhatikan, membukanya lebih cepat, dan bertindak lebih cepat. Memungkinkan karyawan untuk ikut serta dalam pesan dan menentukan seberapa sering mereka dihubungi atau media yang mereka gunakan. Beberapa orang lebih suka panggilan telepon dan selebaran daripada email. Semua penelitian menunjukkan bahwa pemasar yang menuntut keikutsertaan, mempromosikan preferensi, dan mencapainya meningkatkan loyalitas yang kuat dan nilai seumur hidup kepada pelanggan mereka. Pelajaran ini mudah diterapkan pada karyawan.

3. Gunakan format yang berbeda.

Dari pengecer internet yang tak terhitung jumlahnya, kami telah mempelajari bahwa berbagai format, tajuk, dan salinan dapat langsung memberi sinyal kepada pembaca tentang urgensi, impor, atau pentingnya sebuah pesan. Hilangkan pesan yang sering muncul dengan mengelompokkan informasi berdasarkan topik dan membuat kalender publik yang mudah dipahami untuk meningkatkan kesadaran, perhatian, dan tarif terbuka.

4. Memetakan jaringan saraf.

Pemasar dan arsitek informasi telah membuat kemajuan luar biasa dalam pemetaan dan analisis jaringan, sehingga memungkinkan dan bahkan lebih mudah untuk memetakan jaringan informal dalam suatu organisasi. Memahami orang mana yang menjadi pemberi pengaruh dan pemimpin opini utama memberikan audiens target prioritas tinggi untuk mendidik, menginformasikan, atau membujuk masalah utama perusahaan.

Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Amikom Purwokerto