Universitas Amikom Purwokerto, Kampus IT dan Bisnis Digital Banyumas, Jawa Tengah.

Menjaga produktivitas staf

Dari perspektif komunikasi karyawan, berita jelas bukan berita baik. Menurut survei Weber Shandwick Oktober 2008, 71% merasa bahwa perusahaan mereka harus berkomunikasi lebih banyak tentang masalah ekonomi saat ini. Sayangnya, ketidakpastian yang disebabkan oleh kurangnya komunikasi internal dapat mengurangi produktivitas staf. Faktanya, Workforce Week melaporkan pada 8 Oktober bahwa 48% stafnya mengatakan produktivitas kerja menurun karena ketidakpastian ekonomi.

Menjaga efisiensi operasional

Ketidakpastian karena kurangnya komunikasi internal yang efektif dapat menyebabkan karyawan yang berbakat untuk bergabung. Semangat rendah dari seluruh staf dapat mempengaruhi interaksi pelanggan dan merusak identitas merek. Ketidakpastian juga dapat merusak budaya perusahaan. Persaingan untuk sumber daya internal dapat mengintensifkan antar departemen (dan di dalam departemen). Fokusnya dapat beralih ke proyek “tampan”, tetapi tidak benar-benar berkontribusi pada tujuan bisnis yang sebenarnya. Komunikasi yang baik dengan karyawan Anda membantu Anda mempertahankan karyawan terbaik, melindungi budaya perusahaan Anda, dan mempertahankan kekuatan merek Anda. Mengganti mereka biaya setidaknya sepertiga dari gaji tahunan karyawan baru, menurut Departemen Tenaga Kerja AS. Ada juga biaya peluang terkait, seperti penurunan produktivitas selama pelatihan ulang untuk dipertimbangkan. Mempertahankan staf berbakat dan pelanggan yang menguntungkan jauh lebih hemat biaya daripada menggantinya.

Pertahankan pendapatan di pasar yang menyusut

Ketika permintaan untuk produk atau layanan organisasi menurun, menjadi lebih penting untuk mendorong kinerja organisasi untuk meningkatkan pangsa pasar yang menyusut untuk menjaga pendapatan tetap sehat. Dalam pasar yang sangat kompetitif, organisasi harus gesit, mengurangi inefisiensi proses, dan meningkatkan efektivitas bisnis secara keseluruhan. Komunikasi karyawan yang efektif memainkan peran penting dalam mencapai tujuan ini dengan investasi yang lebih sedikit daripada nilai yang diperoleh. Komunikasi yang baik dengan karyawan merupakan keunggulan kompetitif.

Tips Komunikasi Karyawan Saat Resesi:

Jangan memotong komunikasi karyawan

Jika anggaran Anda terbatas dan masa depan Anda terlihat tidak pasti, reaksi berlutut adalah kembali ke apa yang penting dan tidak mencoba hal baru. Organisasi mungkin ingin mengurangi biaya di bidang-bidang seperti komunikasi internal ketika komunikasi karyawan yang efektif bahkan lebih penting. Pengembalian investasi (ROI) dari komunikasi karyawan yang efektif bisa sangat besar. Survei Komunikasi ROI Watson Wyatt 2007/2008 menunjukkan bahwa: “Komunikasi karyawan yang efektif adalah indikator utama kinerja keuangan … Peningkatan signifikan dalam efektivitas komunikasi dikaitkan dengan peningkatan nilai pasar sebesar 15,7 persen.” Perusahaan yang berkomunikasi secara efektif juga dapat melaporkan tingkat keterlibatan karyawan empat kali lipat dibandingkan perusahaan yang berkomunikasi kurang efektif. Komunikasi yang baik dengan karyawan juga membantu menciptakan manfaat yang tidak mungkin dimiliki pesaing. Libatkan tim komunikasi internal Anda dalam sesi perencanaan strategis. Mereka dapat membuat rekomendasi positif untuk item dengan komponen komunikasi, bersama dengan strategi komunikasi karyawan yang diusulkan. Kegagalan komunikasi internal dapat menjadi sumber utama inefisiensi. Mungkin tidak akurat, bergerak lambat, atau bercampur dengan informasi yang tidak ada. Kegagalan mengurangi kinerja orang dan proses. Tim komunikasi internal yang baik dapat membantu mengidentifikasi dan menghilangkan akar penyebab masalah komunikasi.

Saluran Komunikasi Internal-Petunjuk:

menarik. Gunakan saluran komunikasi karyawan yang menarik. Alat eksplisit seperti peringatan desktop dapat digunakan untuk mencapai pemotongan maksimum untuk pesan dan pembaruan penting dan mendesak. Papan reklame digital screensaver menyediakan cara yang lebih pasif dan visual untuk meningkatkan kesadaran akan tema-tema utama. Saluran Web 2.0 mempercepat dan mempermudah pengaturan blog online yang aman, forum diskusi, dan meja bantuan interaktif dengan sedikit anggaran atau sumber daya TI.

terukur.. Pastikan saluran Anda memberikan laporan lengkap tentang pemotongan pesan dan jumlah pembaca. Ini sangat penting untuk komunikasi SDM selama waktu yang tidak pasti.

Lacak kinerja. Gunakan survei dan jajak pendapat staf sebagai cara untuk menilai apa yang berhasil, mengukur tingkat sikap dan pemahaman Anda, dan melacak tren.

target. Gunakan saluran yang memungkinkan Anda menyesuaikan pesan dan menargetkan grup staf tertentu.

pengulangan. Komunikasikan dan ulangi tema utama dengan cara yang berbeda agar pesan tidak menjadi “wallpaper”.

Mengurangi informasi yang berlebihan. Gunakan staf Emag untuk menggabungkan pembaruan “berita dan admin” untuk mengurangi kelebihan email dan dampaknya terhadap produktivitas.

Mendorong kinerja. Gunakan kuis staf untuk mengumpulkan inisiatif penghematan atau efisiensi guna menyempurnakan pesan dan tindakan baru Anda.

Bangun komunitas. Gunakan e-majalah staf untuk membantu staf menceritakan kisah mereka dengan kata-kata mereka sendiri. Saluran media sosial perlu diautentikasi ke komputer karyawan sehingga staf dapat berpartisipasi dengan aman dalam forum diskusi online dan blog.

Terlihat, jujur, dan terbuka “Pemimpin perusahaan dapat meningkatkan dan memperkuat komunikasi dengan karyawan mereka untuk meningkatkan posisi perusahaan, memperkuat posisi kepercayaannya di masa-masa sulit, dan menghindari rumor dan ketakutan yang tidak akurat.” Harris Diamond, CEO Weber Shandwick, bersedia untuk berkomunikasi sebelum Anda mendapatkan semua jawaban. Karyawan perlu berkomunikasi “segera” untuk menghilangkan ketidakpastian yang dapat menghambat produktivitas. Tidak berkomunikasi dengan karyawan berarti mereka Tidak berkomunikasi. Ini berarti Anda berada di luar kendali atas pesan positif, dan kemungkinan besar karyawan Anda menggambar gambaran yang jauh lebih buruk daripada yang sebenarnya terjadi. Beri tahu karyawan Anda apa yang Anda ketahui, apa yang tidak Anda ketahui, dan kapan harus memberikan lebih banyak informasi. Menjelaskan langkah-langkah yang diambil organisasi Anda untuk mengidentifikasi masalah dan menyelesaikannya. Jangan berjanji bahwa Anda mungkin tidak dapat melindunginya. Membuat data kinerja terbuka dan transparan. Keterusterangan membantu untuk mendapatkan dukungan publik untuk tindakan yang diperlukan yang mungkin mengikuti. Karyawan jarang merasa sakit setelah kontak aktif dengan pemimpin yang tulus dan jujur. Blog CEO / Manajemen Senior dapat bertindak sebagai “pertemuan balai kota” berkelanjutan yang membuat manajemen senior lebih mudah diakses oleh staf. Staf dapat mengajukan pertanyaan dan meminta klarifikasi dalam format yang mirip dengan dialog terbuka.

Saluran Komunikasi Internal-Petunjuk:

RSVP Desktop Alerts adalah saluran yang ideal untuk memaksimalkan kehadiran karyawan pada sesi pengarahan tatap muka. Peringatan desktop tersebut memberikan opsi untuk tanggal, waktu, dan lokasi yang tersedia, dan dapat secara otomatis memasukkan janji temu yang dipilih ke dalam kalender Outlook karyawan. Alat pelaporan memudahkan untuk melihat staf mana yang berada di sesi mana. Anda dapat merencanakan ukuran kamar, katering, dll. dan menutup opsi tanggal dan waktu tertentu saat ruangan penuh. Video: Keandalan, keyakinan, dan hasrat paling baik disampaikan melalui isyarat visual. Jika tatap muka tidak memungkinkan, staf dapat melihat pemimpin senior yang antusias dan terinformasi melalui video. Pertimbangkan untuk menggunakan pemberitahuan peringatan pop-up untuk mengirim pesan video. Anda dapat menentukan opsi pengulangan dan klik-tayang untuk memaksimalkan visibilitas pesan video dan ROI. Gunakan saluran Web 2.0 yang dibuat khusus untuk komunikasi internal karyawan. Pastikan mereka memiliki makna yang mudah digunakan dan memiliki sumber daya, pelatihan, atau anggaran TI yang sangat sedikit untuk mengimplementasikannya.

Pada waktu yang tepat Mengkoordinasikan pesan internal dan eksternal agar tepat waktu. Karyawan terlebih dahulu perlu mendengar berita perusahaan dari perusahaan. Semangat kerja karyawan tidak seburuk mendengar tentang perubahan organisasi dari sumber media atau keluarga dan teman sebelum diberitahu oleh atasan Anda. Terlepas dari perkembangannya, pantau kapan karyawan terakhir menghubungi Anda dan jadwalkan kapan harus mengirim pembaruan.

Saluran Komunikasi Internal-Petunjuk: Pesan pra-jadwal: Pesan pra-jadwal untuk mencocokkan pasar atau rilis media. Format seperti peringatan desktop dan umpan berita bergulir memberikan cut-through pesan yang tinggi. Pengguliran Umpan Berita: Jika Anda menggunakan umpan RSS di siaran pers / ruang berita atau situs web, Anda dapat mengatur karyawan Anda untuk menggulir ticker berita sehingga anggota staf secara otomatis menerima rilis berita segera setelah diterbitkan. Ini sangat penting bagi perusahaan yang terdaftar. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk menjaga karyawan tetap dalam lingkaran sebanyak mungkin. Gunakan saluran yang tidak mengharuskan staf meluangkan waktu untuk ikut serta dalam umpan RSS penting. Atau, jika Anda ingin mempersonalisasi pengumuman kepada staf Anda, Anda dapat dengan mudah membuat ticker berita internal dan menjadwalkannya untuk muncul pada waktu yang tepat.

Kelola rumor Kelola rumor. Jelaskan bahwa Anda mendapatkan informasi lebih awal dan memberikan pembaruan rutin daripada menyebarkan desas-desus sambil menunggu. Dengan tidak adanya informasi alternatif, staf dapat menerima rumor yang tersedia sebagai “kebenaran” (jika rumor itu tidak benar, mereka akan mengatakannya) dan kehilangan orang-orang terbaik Anda terlebih dahulu. .. Beberapa organisasi telah membentuk forum diskusi online, terutama sebagai “pabrik rumor”, di mana staf dapat memposting apa yang mereka dengar secara anonim. Eksekutif mungkin tidak ingin memberikan sanksi kepada pabrik yang dikabarkan. Namun, rumor tetap ada terlepas dari salurannya, dan forum diskusi memberikan kesempatan untuk memperbaikinya dengan cepat. Ini hanya membatasi potensi kerusakan yang disebabkan oleh percakapan informal manajer yang didengar, melemahkan upaya komunikasi lainnya, dan menciptakan rumor. Gunakan saluran aman untuk komunikasi elektronik “khusus manajer”. “Hari ini, semua yang Anda katakan di sebuah perusahaan di-blog, jadi Anda punya pilihan sebagai perusahaan. Anda dapat menyerang secara agresif dan mengatakan” apa yang terjadi dengan ini “atau menyerahkannya kepada orang lain. bisa. Jika tidak, tuliskan cerita untukmu. “ Rusty Rueff, mantan eksekutif SDM di PepsiCo.

Saluran Komunikasi Internal-Petunjuk:

Saluran Web 2.0: Siapkan forum online aman yang mengautentikasi ke komputer karyawan individu. Permudah untuk menentukan tingkat akses, moderasi, dan anonimitas untuk setiap forum atau grup staf tertentu. Siapkan peringatan desktop otomatis untuk memberi tahu moderator tertentu bahwa postingan baru memerlukan jawaban yang membantu mereka memoderasi atau menjadi responsif.

Libatkan manajer dalam menyampaikan pesan

Karyawan lebih suka berkomunikasi dengan manajer langsung mereka daripada tingkat manajemen lainnya. Ini sangat relevan selama masa-masa yang tidak pasti. Jadi gunakan tim Anda. Pastikan mereka tahu bagaimana dan apa yang harus diceritakan, dan tidak ada seorang pun di sela-sela. Juga bermanfaat untuk memiliki tim pendukung komunikasi yang lebih luas, termasuk jaringan yang luas dari para juara, pendukung dan koordinator, serta tim komunikasi dan manajemen inti. Seperti apa perusahaan itu jika berhasil? Visi ini perlu diungkapkan pada tingkat tinggi dan diterjemahkan ke dalam masing-masing departemen dan staf dalam arti apa artinya bagi mereka. Manajer lini dan penyelia adalah sumber yang bagus untuk menyediakan konteks ini. Mengukur dan mengelola efektivitas komunikasi antara manajer lini dan karyawan. Apa yang diukur dilakukan.

Saluran Komunikasi Internal-Petunjuk:

Survei staf dan pemungutan suara karyawan membantu mengukur efektivitas manajer sebagai komunikator. Jajak pendapat singkat untuk menilai seberapa baik setiap karyawan memahami pesan penting dapat dikaitkan dengan manajer individu untuk memberikan ukuran efektivitas komunikasi manajer. Apa yang diukur biasanya mendapat fokus dan prioritas. Blog: Gunakan untuk membuat manajer kunci membuat blog tentang inisiatif yang terkait dengan kondisi ekonomi saat ini. Ajukan pertanyaan kepada staf dan dorong mereka untuk meminta klarifikasi. Blog staf membantu staf memahami bahwa manajer juga manusia dan melakukan segala yang mereka bisa untuk meminimalkan dampaknya terhadap organisasi. Meja bantuan interaktif dan aman. Siapkan saluran Web 2.0 yang aman sebagai meja bantuan staf. Manajer dapat bertemu online untuk mendiskusikan strategi, berbagi ide, dan membuat rencana. Ini sangat berguna dalam kasus-kasus berikut …

Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Amikom Purwokerto