Universitas Amikom Purwokerto, Kampus IT dan Bisnis Digital Banyumas, Jawa Tengah.
Komunikasi yang efektif tergantung pada banyak hal dan sangat sulit bagi kebanyakan dari kita. Hal ini juga sangat berharga dalam bisnis saat ini. Agar perusahaan berhasil, karyawan harus mampu mengartikulasikan diri mereka sendiri dan mendengarkan secara efektif untuk benar-benar mendengar apa yang diinginkan orang lain. Pada saat yang sama, idenya adalah bahwa bisnis perlu menetapkan kebijakan berikut agar lebih efisien: Jangan bertemu langsung jika Anda dapat menggunakan telepon, jangan menelepon ketika Anda dapat mengirim email, dan jangan mengirim email jika Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek perusahaan Anda.
Saya pikir ini adalah kebalikan dari apa yang kita inginkan untuk mencapai komunikasi yang efektif dalam bisnis kita. Pertama, pertimbangkan semua hambatan yang menghalangi komunikasi yang efektif.
Masing-masing dari kita mengenali dan menafsirkan secara berbeda. Masing-masing dari 6 miliar orang memiliki pengalaman, budaya, moral, keyakinan agama, bahasa, dialek, pengasuhan anak, pendidikan, dan pada dasarnya pengalaman hidup yang berbeda setiap hari. Kami menggunakan semua pengalaman hidup itu untuk menafsirkan dunia saat ini. Ini memberi kita 6 miliar interpretasi emosional terpisah dari setiap momen yang dialami umat manusia.
Masing-masing dari kita juga memiliki pemimpin yang berbeda di dunia. Melalui 6 juta sel batang dan piramidal per mata, Anda tidak dapat melihat warna yang persis sama dengan orang lain. Tidak ada yang bisa mendengar suara yang persis sama dengan orang yang memiliki 4 juta rambut koklea di telinga bagian dalam. Tidak ada yang merasakan rasa, bau, dan sentuhan yang persis sama dengan jutaan reseptor kita. Dan, tentu saja, tidak ada orang yang memiliki “indra keenam” yang sama persis dengan orang lain.
Akhirnya, pertimbangkan hal berikut: Studi menunjukkan bahwa pentingnya komunikasi interpersonal dilakukan dengan cara yang tidak terduga. 58% komunikasi efektif adalah bahasa tubuh, 35% intonasi dan nada suara, dan 7% dalam bahasa nyata. Melihat kembali ini, kita dapat melihat bahwa itu benar. Pertimbangkan berapa kali kata-kata Anda disalahpahami dalam hidup Anda. Berapa kali Anda bertanya kepada seseorang dan mendapat jawaban untuk pertanyaan yang sama sekali berbeda? Berapa kali Anda mengirim email dan menerima balasan yang tidak ada hubungannya dengan bahasa yang Anda kirim. Lihatlah kembali percakapan telepon yang Anda lakukan minggu ini dan pikirkan berapa kali Anda telah disalahpahami di telepon baru-baru ini. Anda terkejut, kan?
Lebih buruk lagi jika Anda seorang bos, pemilik, atau manajer. Staf Anda salah memahami Anda dan sering tidak berbicara untuk mengklarifikasi kesalahpahaman itu. Mereka tetap di tempat menghormati gelar Anda atau takut karena keinginan mereka untuk melanjutkan pekerjaan mereka. Mereka mengenali Anda dengan cara yang salah dan Anda bahkan tidak mengetahuinya!
Permintaan email sederhana menjadi semakin kompleks, dan orang terkadang berkata, “Saya pikir saya bisa mendapatkan layanan dan menghemat banyak waktu hanya dengan menjawab dan menelepon.” Pernahkah Anda mengirim email grup yang tidak terkendali dan mengikuti banyak jalur yang tidak diinginkan? Pernahkah Anda berkata, “Wow, saya seharusnya menunggu sampai rapat staf mingguan untuk berbagi ide.” Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang harus dilakukan dengan informasi itu, menggunakan frasa “informasi ini belum melakukan apa-apa”? Sering diartikan sebagai penting untuk tidak membalas email atau panggilan telepon sama sekali, dan biasanya sangat negatif. Mohon luangkan waktu untuk membalas dengan kata-kata terima kasih dan terima kasih.
Sekarang mari kita gunakan statistik di atas untuk menilai efektivitas komunikasi di tempat kerja. Ini 100% efektif untuk bertemu langsung, menjadi pembicara yang jelas, dan menjadi pendengar yang baik. Berbicara di telepon hanya berisi kata-kata yang dipilih (7%) dan nada suara dan intonasi (35%), dengan efek total 42% … pengurangan yang signifikan! Penggunaan email hanya didasarkan pada kata-kata yang menyampaikan pesan secara efektif, dengan hanya 7% kemungkinan untuk menjadi jelas. 7 persen! Wow!
Rekomendasi saya untuk komunikasi yang efektif adalah menggunakan email hanya untuk tujuan mentransfer informasi murni: waktu rapat, perubahan jadwal, lampiran dokumen atau laporan. Kami juga tidak pernah mengirim email negatif atau “koreksi” kepada staf atau kolega. Ini mungkin disalahpahami dan tidak proporsional dengan apa yang Anda maksudkan. Singkatnya, jika Anda memiliki bisnis atau mengelola departemen, tolak gagasan untuk membawa efisiensi dengan menekankan email dan perangkat lunak manajemen proyek alih-alih panggilan telepon langsung dan pertemuan langsung. Ingatlah bahwa dalam statistik di atas, berbicara langsung dengan berjalan kaki, berkendara, atau obrolan video komputer dapat 13 kali lebih efektif daripada mengirim email.
Bertentangan dengan pemikiran bisnis saat ini, gunakan panduan berikut. Jangan mengirim email saat Anda dapat melakukan panggilan pribadi. Juga, jangan melakukan panggilan telepon ketika Anda dapat melakukan percakapan tatap muka. Luangkan waktu untuk melakukannya dengan benar. Hasil yang bagus dapat dicapai dalam jangka panjang.
Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Amikom Purwokerto
