Universitas Amikom Purwokerto, Kampus IT dan Bisnis Digital Banyumas, Jawa Tengah.

“Penduduk asli digital” dan “imigran digital”

Apa perbedaan antara generasi “digital native” yang tumbuh di Internet dan generasi non-digital native?

Biasanya, banyak pekerja yang lebih tua, atau “imigran digital”, berbicara tentang zona nyaman mereka. Mereka menemukan kenyamanan dalam struktur manajemen komando dan kontrol yang hierarkis. Mereka adalah komunikator yang baik dan suka berpikir, merencanakan, dan melaksanakan dalam urutan ini. Mereka lebih suka pendekatan top-down dan umumnya lebih suka bermain dengan aman. Banyak dari manajemen senior kami cocok untuk generasi imigran digital.

Penduduk asli digital, di sisi lain, lebih suka lingkungan panduan dan pengasuhan. Mereka tidak ingin instruksi diwarisi dari atas. Mereka adalah komunikator yang baik dan personel jaringan yang baik. Tapi mereka melakukannya secara berbeda. Alat digital dan media sosial seperti ekstensi mereka sendiri. Generasi baru ini berpikir tentang tindakan dan berkomunikasi dengan cepat. Mereka menyukai pertunangan dan mereka suka mencoba berbagai hal. Mereka memanfaatkan pengalaman dan keterampilan kolektif tim untuk menemukan solusi. Komunikasi adalah segalanya. Banyak dari orang-orang yang saat ini bekerja adalah penduduk asli digital.

Cara lama dan cara baru?

Metode lama menggunakan intranet atau situs web sebagai situs statis. Staf dapat mencari dan menemukan, tetapi kemampuan mereka untuk berkontribusi terbatas. Metode baru ini bersifat interaktif dan kolaboratif, menggunakan media sosial seperti jejaring sosial (seperti Facebook), blog, forum diskusi, dan wiki. Alat media sosial pasti menambah nilai komunikasi karyawan. Membantu membangun hubungan, meningkatkan kolaborasi, meningkatkan produktivitas, mengurangi silo, dan membangun keterlibatan. Ini juga menyediakan cara yang bagus untuk berbagi ide dan mengumpulkan umpan balik kualitatif. Jadi mengapa begitu sulit untuk mengimplementasikan media sosial sebagai alat komunikasi internal? Komunikator memahami kekuatan media sosial, tetapi eksekutif senior, yang seringkali merupakan imigran digital, waspada dan tidak yakin. Apakah ini argumen yang Anda dengarkan?

“Itu bukan prioritas”

Menurut survei Majalah CIO, Prioritas Teknologi Teratas menemukan bahwa bahkan profesional TI pun tidak menganggap Web 2.0 sebagai prioritas. Mereka fokus pada integrasi jaringan, outsourcing, CRM, dan keamanan. Hal ini tampaknya mendukung klaim manajemen bahwa Intranet 2.0 perlu mengambil kursi belakang.

tanggapan

Saya menunjukkan bahwa alat Web 2.0 sudah biasa. Perusahaan inovatif sudah memanfaatkan kekuatan alat ini. Banyak alat media sosial yang mudah diterapkan dan relatif murah. Anda tidak harus bersaing dengan rencana TI utama Anda.

Saat mengusulkan alat media sosial, jangan membuat klaim berlebihan. Manajer tidak ingin mendengar tentang media sosial yang mendemokratisasikan organisasi. Mereka ingin tahu bagaimana tujuan bisnis mereka didukung. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang dimengerti oleh CEO dan, jika mungkin, fokus pada tujuan tertentu.

Ambil kesempatan dan mulailah dengan proyek kecil dan sederhana. Harap berikan bukti keberhasilan sebelum mengusulkan implementasi yang lebih luas.

Kerjakan pekerjaan rumah Anda. Gunakan studi kasus untuk mendukung saran implementasi yang lebih luas. IBM, Sun Microsystems, dan ratusan perusahaan Fortune 500 lainnya telah berhasil menggunakan alat ini.

Tip

Pilih saluran Web 2.0 yang dirancang khusus untuk komunikasi karyawan. Gunakan saluran komunikasi berbiaya rendah yang cepat dan mudah diterapkan dan dikelola. Gunakan platform yang mudah diimplementasikan dengan TI dan tidak terlalu membutuhkan dukungan TI yang berkelanjutan. Pilih platform yang memungkinkan Anda menargetkan akses ke grup staf tertentu. Pelaporan terpusat memudahkan untuk mengukur nilai saluran Web 2.0 dan menunjukkan kepada manajemen senior nilai komunikasi strategis.

Cobalah uji coba gratis atau uji coba berbiaya rendah untuk menguji konsep sebelum pendekatan yang lebih komprehensif terhadap media sosial sebagai saluran komunikasi internal.

“Saya tidak punya waktu, uang, atau sumber daya.”

Manajemen sangat menyadari bahwa komunikator sudah terlalu banyak bekerja. Kami juga dapat menyampaikan kekhawatiran tentang biaya alat dan kurangnya sumber daya dukungan.

tanggapan

Tolong jelaskan alat yang mendukung komunikasi internal. Untuk alat yang haus uang dan sumber daya, kami akan menjelaskan bahwa alat ini umumnya relatif murah dan membutuhkan sedikit waktu untuk menyiapkannya. Alih-alih mengkhawatirkan pengembalian investasi secara finansial, Anda perlu fokus pada apa yang bisa Anda dapatkan dengan menyediakannya. Untuk menekan biaya, sewa solusi Web 2.0. Ini memungkinkan Anda memanfaatkan pengembangan berbasis pembelajaran dari organisasi lain. Kurangi belajar dan lakukan lebih banyak:

• Mulai dialog dan terus dengarkan komentar
• Temukan peluang bisnis yang tepat untuk media sosial
• Mulailah dengan sesuatu yang kecil dan sederhana dan gunakan proses berulang
• Antisipasi kekhawatiran dan selesaikan masalah lebih awal
• Bangun pasukan penginjil

Tip

Pilih saluran Web 2.0 yang dibuat hanya untuk tujuan komunikasi karyawan. Ini bukan solusi “universal” dengan serangkaian opsi penyiapan yang membingungkan.

Gunakan solusi yang diautentikasi untuk komputer karyawan. Ini sangat aman, tetapi itu berarti bahwa staf tidak perlu mengingat nama pengguna dan kata sandi mereka. Staf dapat bergabung dengan satu klik.

Pilih solusi yang mudah digunakan dan intuitif yang dapat diikuti oleh staf dengan sedikit atau tanpa pelatihan. Gunakan solusi berbiaya rendah yang sesuai dengan anggaran komunikasi karyawan Anda yang ada. Manfaatkan uji coba gratis untuk menguji penerapan kecil dan kembangkan penggunaan saluran media sosial oleh staf Anda berdasarkan umpan balik dan pembelajaran staf. Keuntungan produktivitas yang didorong oleh aliran informasi yang lebih baik dapat dengan mudah dan hemat biaya penggunaan media sosial untuk komunikasi karyawan. Misalnya, saluran bantuan interaktif menyediakan saluran dukungan waktu nyata yang efektif dengan memungkinkan staf mengajukan pertanyaan di meja bantuan online interaktif. Ini berarti bahwa jawaban akan tersedia hampir seketika dan dapat menjadi bagian dari gudang pengetahuan yang dapat dicari yang terus berkembang.Itu tidak sesuai dengan budaya kita

“Alat-alat ini tidak cocok dengan budaya kami. Ini bukan cara kami berbisnis …”

tanggapan

Apakah organisasi terstruktur datar memiliki tenaga kerja muda yang paham teknologi, atau apakah itu struktur hierarkis dengan sebagian besar pekerja yang lebih tua yang mungkin tersinggung oleh teknologi baru?

Sangat penting untuk menyadari budaya Anda dan memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak. Media sosial sejati cocok ketika budayanya demokratis dan terbuka, daripada hierarkis dan paternal. Tetapi bahkan perusahaan konservatif menemukan semakin banyak penduduk asli digital yang bergabung dengan barisan mereka. Kolaborasi dan kerja tim tetap di sini. Berbagi pengetahuan memungkinkan seluruh perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dari keahlian individu dan memastikan bahwa pengetahuan ini tidak keluar dari organisasi ketika individu pensiun.

Jelaskan bahwa menyediakan saluran tambahan untuk berbagi informasi tidak sama dengan kehilangan kendali atau menurunkan standar. Ini harus mengarah pada peningkatan produktivitas dan inovasi. Mendorong berbagi pengetahuan dan kolaborasi dapat membantu dengan membantu para eksekutif memberikan contoh dan memimpin. Anda juga dapat memberikan sistem penghargaan untuk blogger juara dan personel jaringan.

Tip

Pilih platform dengan opsi moderasi yang berbeda. Cukup pilih pengaturan yang Anda butuhkan untuk blog karyawan tertentu, forum diskusi staf, atau meja bantuan online. Bahkan manajer yang paling menghindari risiko pun perlu terbiasa dengan saluran komunikasi yang perlu memoderasi semua posting dan komentar.

Jika memungkinkan, siapkan moderator untuk menerima peringatan desktop yang memberi tahu Anda bahwa konten Anda perlu disetujui. Ini memungkinkan persetujuan (atau penolakan) yang cepat dan mulus.

Seiring waktu, karena manajer menjadi lebih terbiasa dengan media sosial sebagai alat komunikasi karyawan, mungkin tepat untuk mengatur ulang tingkat moderasi menjadi hanya posting dan komentar anonim, atau menonaktifkan moderasi sama sekali.

Jika organisasi Anda benar-benar menentang media sosial, mengapa tidak mempertimbangkan format untuk majalah elektronik yang memungkinkan konten “buatan pengguna”?

Hal ini memungkinkan “diskusi aman” untuk didistribusikan langsung ke layar komputer karyawan.

“Ini membuka sekaleng cacing.”

“Karyawan akan mengeluh secara tidak tepat. Orang akan mengeluh atau menghina manajemen. Kata-kata buruk akan muncul di komentar …”

Manajemen mungkin menyatakan keprihatinan bahwa “pabrik yang dikabarkan” akan mengambil alih atau bahwa staf akan mengeluh sepanjang hari. Manajemen mungkin juga khawatir bahwa berbagi pengetahuan melalui forum staf dan blog merupakan preseden yang berbahaya. Informan ini “tidak resmi” karena tidak ada yang mengizinkan.

tanggapan

Gosip dan keluhan staf telah ada jauh sebelum Web 2.0 keluar. Jika saluran media sosial memberikan kejutan yang tidak menyenangkan, setidaknya kami memastikan bahwa ada masalah yang dapat kami atasi, daripada tenggelam. Dengan keterlibatan yang rendah dan/atau kurangnya pedoman atau kebijakan, staf mungkin tidak tahu bagaimana mengomunikasikan penyebab kekhawatiran atau ketidakpuasan lainnya.

Tentukan alat media sosial yang dapat Anda gunakan sebagai bagian dari strategi Anda dan komunikasikan kebijakan Anda. Misalnya, beberapa perusahaan mengizinkan komentar dipublikasikan tanpa filter, sementara yang lain mengklaim bahwa komentar melewati editor. Beberapa organisasi mengizinkan posting anonim, sementara yang lain tidak. Beberapa bahkan memiliki forum berjudul “Rumored Gristmills” untuk menghilangkan kekhawatiran dan secara terbuka bergosip untuk mengatasinya.

Tidak semua informasi harus resmi. Pengetahuan tacit masih dibagikan di sekitar pendingin air atau dikirim dalam catatan atau email. Itu tidak akan diambil dalam format yang dapat dibagikan. Manajemen setuju bahwa ini adalah kerugian besar jika staf yang berpengetahuan pergi dengan pengetahuan “informal”. Alat online, di sisi lain, memanfaatkan pengetahuan ini. Staf dapat dengan mudah mengenali perbedaan antara opini dan konten tepercaya.

Tip

Tentukan dengan jelas Kode Etik di bagian atas setiap tampilan halaman. Terapkan serangkaian level moderasi yang memungkinkan Anda memantau dan menyetujui postingan sesuai kebutuhan. Misalnya, moderator dapat dikonfigurasi untuk menerima peringatan desktop ketika posting atau komentar anonim dibuat.

Gunakan beberapa saluran interaktif. Misalnya, Anda dapat menyiapkan meja bantuan khusus yang dimoderasi untuk perubahan organisasi guna mencegah konten yang tidak pantas keluar dari forum diskusi staf lain. Diskusi “berbahaya”, di mana emosi bisa menjadi negatif, hanya dapat diarahkan dengan aman kepada mereka yang terpengaruh. Ini berarti bahwa kenegatifan tidak harus “menginfeksi” bagian lain dari jaringan.

“Risikonya terlalu tinggi dan Anda memiliki terlalu banyak kendali.”

Manajemen dapat menyamakan hilangnya bentuk dengan penurunan standar. Gagasan bahwa staf dapat menulis apa yang mereka inginkan bertentangan dengan struktur komando dan kendali banyak organisasi. Menciptakan citra merek yang kuat membutuhkan banyak waktu, tenaga, dan uang. CEO dapat takut merusak citra perusahaan jika staf dapat dengan mudah mengatakan apa yang mereka sukai tentang organisasi, kolega, dan manajer. Mereka mungkin juga khawatir tentang kebocoran ke dunia luar.

tanggapan

Hanya karena komunikasi online tidak berarti profesionalisme dan rasa hormat dilupakan. Sebagian besar staf sudah tahu bahwa penggunaan email yang tidak tepat tidak dapat diterima dan secara otomatis akan mentransfer pengetahuan ini ke alat media sosial.

Ingatlah bahwa manajemen memiliki kekhawatiran yang sah tentang perlunya merahasiakan beberapa informasi. Seperti halnya penggunaan email dan Internet, menerapkan langkah-langkah dan pedoman keamanan yang sesuai pada saluran ini dapat mengimbangi risiko administrator kehilangan kendali. Tidak ada yang namanya “universal” dalam hal menetapkan kebijakan. Anda tahu organisasi Anda, dan apa pun yang paling cocok untuk organisasi Anda adalah cara terbaik untuk melakukannya. Solusi IBM adalah membuat wiki dan meminta stafnya membuat kebijakan mereka sendiri.

Fakta bahwa blog dan diskusi online ditampilkan lebih mungkin untuk mencegah komentar yang tidak pantas.

Tip

Silakan pilih saluran media sosial yang telah …

Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Amikom Purwokerto