Ada berbagai cara berpikir tentang komunikasi bisnis di masyarakat. Beberapa mengatakan mereka mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang, sementara yang lain berpendapat bahwa ini tentang menghubungkan dan mempekerjakan orang-orang terbaik untuk mempersiapkan dunia bisnis. Tidak ada keraguan bahwa semua elemen ini penting. Namun menurut saya sebagai manajer yang berpengalaman, komunikasi yang efektif adalah salah satu faktor kunci yang mengungguli banyak faktor lain dalam keberhasilan suatu organisasi.

Komunikasi yang kuat dapat menjadi kunci dan faktor penting dalam kesuksesan bisnis, lebih dari banyak faktor lainnya. Komunikasi adalah kontributor yang kuat untuk semua aspek bisnis lainnya. Dalam bisnis Anda, ini membantu Anda secara efektif menangani karyawan, pelanggan, mitra, dan hampir semua pemangku kepentingan lainnya. Model komunikasi yang baik dalam suatu organisasi juga dapat membantu Anda menemukan peluang baru, meningkatkan kesadaran industri, membina koneksi, dan mempertahankan budaya organisasi terbaik.

Proses pemindahan informasi dari seorang individu ke kelompok lain, atau dari satu kelompok ke kelompok lain, baik secara internal maupun eksternal, disebut komunikasi bisnis. Memang, definisi dan detail lain ada di dunia bisnis. Namun, singkatnya, istilah ini berasal dari komunikasi umum yang terkait dengan aktivitas bisnis satu organisasi. Dengan kata lain, komunikasi yang efektif antara pihak atau orang-orang di sisi bisnis disebut komunikasi bisnis.

Berbagai topik

Komunikasi bisnis biasanya digunakan, di satu sisi, untuk mempromosikan bisnis, produk, atau layanan, dan juga untuk menyampaikan informasi dalam bisnis yang sedang beroperasi. Ini mencakup berbagai topik seperti pemasaran, periklanan, promosi, dan manajemen hubungan. Komunikasi internal mengacu pada interaksi internal dalam manajemen organisasi dan karyawan.

Komunikasi internal dalam sebuah organisasi melibatkan pertukaran informasi, ide, instruksi, atau pesan formal dan informal. Pertukaran internal antara karyawan dan manajemen di berbagai tingkatan efektif dan merupakan sumber informasi penting untuk melihat, mengekspresikan, dan menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan bisnis.

Manfaat terbesar dari komunikasi bisnis internal yang efektif adalah peningkatan kepuasan kerja, produktivitas, dan efisiensi karyawan secara keseluruhan. Komunikasi internal pada awalnya dapat dibagi menjadi dua kategori. Yang pertama adalah “secara internal ke atas”, yang mencakup aliran komunikasi dari bawah hierarki ke manajemen senior.

Misalnya, informasi yang dikumpulkan secara teratur melalui berbagai laporan melalui tim penjualan dikomunikasikan kepada manajemen senior sebagai brief. Ini membantu manajemen puncak memahami masalah tingkat dasar dengan standar yang relevan. Informasi ini membantu manajemen membuat keputusan penting tentang masalah yang terkait dengan bisnis untuk meningkatkan laba perusahaan. Komunikasi bottom-up memainkan peran penting dalam menemukan peluang bagi bawahan untuk menyampaikan pandangan mereka tentang masalah bisnis dan pribadi kepada hierarki. Manajemen puncak juga bisa mendapatkan umpan balik yang tepat waktu, saran kreatif baru, permintaan formal atau pribadi, dan kekhawatiran lain yang meningkat.

Komunikasi internal ke bawah sama pentingnya jika manajemen senior dapat menyampaikan pandangan, instruksi, pedoman, kebijakan, dan informasi manajemen lainnya kepada karyawan tingkat bawah sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan. Pesan administrator biasanya melalui rantai hierarki untuk efektivitas yang optimal.

Motif sukses

Misalnya, surat peringatan dari perusahaan dikomunikasikan kepada karyawan melalui departemen Sumber Daya Manusia melalui atasan langsung mereka untuk memberi tahu semua orang yang terlibat. Komunikasi internal ke bawah dikomunikasikan baik secara lisan maupun tertulis melalui memorandum, pemberitahuan, email, pesan singkat, atau percakapan tatap muka.

Komunikasi internal, bila digunakan dengan benar dan tepat waktu, dapat menjadi motivasi sukses bagi karyawan. Mungkin ini bisa menjadi alternatif motivasi yang lebih baik dengan memberikan keuntungan finansial. Anda juga dapat memperkuat kemampuan pengambilan keputusan terkait pekerjaan karyawan Anda. Komunikasi memainkan peran penting dalam membantu karyawan membangun ikatan sosial yang dapat mereka dorong dalam praktik kerja tim mereka. Staf dengan ikatan sosial yang kuat telah terbukti lebih efisien dan tampil dengan semangat tim yang lebih baik.

Komunikasi lateral adalah pertukaran informasi antara rekan kerja melalui pesan atau diskusi lisan dan tertulis. Komunikasi horizontal atau horizontal antar departemen memungkinkan karyawan pada tingkat yang sama untuk mengkomunikasikan isu-isu penting satu sama lain.

Misalnya, pertemuan manajemen standar antara manajer memungkinkan Anda untuk mendiskusikan dan bertukar informasi tentang pemasaran, produksi, manajemen, dan masalah bisnis umum lainnya. Perusahaan yang sukses biasanya mengandalkan risalah rapat semacam itu selain memfasilitasi komunikasi tertulis antara manajer.

Pendapatan

Komunikasi eksternal adalah upaya organisasi untuk berkomunikasi dengan orang-orang dan organisasi eksternal lainnya tentang bisnis mereka, produk, dan/atau layanannya. Komunikasi eksternal difokuskan pada penyebaran berita secara efektif kepada audiens target, termasuk pelanggan, pemasok, penyedia layanan, dan pemangku kepentingan lain yang terlibat dalam bisnis.

Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk meningkatkan pendapatan di satu sisi dan meminimalkan biaya di sisi lain. Contoh umum dari komunikasi eksternal termasuk kegiatan periklanan dan publisitas, siaran pers, publikasi, buletin, kampanye digital, situs web, dan banyak lagi.

Kesadaran masyarakat merupakan faktor yang sangat penting dalam bisnis. Ini sama pentingnya dengan pendapatan. Komunikasi bisnis yang efektif sangat penting dalam membentuk citra organisasi kepada masyarakat secara keseluruhan (kesan sosial yang penting bagi perusahaan dalam jangka panjang) dan bagi pelanggan yang ada dan yang akan datang, calon investor, dan pemangku kepentingan lainnya. Semua upaya komunikasi eksternal membantu perusahaan mempublikasikan produk, layanan, lokasi, dan informasi penting lainnya. Mungkin fungsi terpenting dari komunikasi bisnis eksternal adalah menemukan pelanggan baru.

Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk mencari pelanggan, menjual produk dan jasa, menghasilkan uang, dan meningkatkan keuntungan untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan bisnis Anda.

Salah satu faktor terpenting yang harus dipertimbangkan secara serius adalah potensi reaksi publik saat menggunakan teknologi interaktif seperti media sosial. Satu komentar negatif dapat memicu reaksi berantai yang merusak citra jaringan superior sempurna.

Kerusakan gambar seperti itu tidak dapat diubah dalam waktu singkat. Namun, manfaat teknologi baru yang memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi dengan khalayak luas di wilayah yang luas lebih besar daripada risikonya. Praktik komunikasi modern memaksa bisnis untuk menggunakan media digital sebanyak mungkin untuk menjangkau pelanggan mereka. Komunikasi bisnis dengan dunia luar adalah kunci untuk terbuka untuk umum, tetapi ada tantangan jika Anda tidak berkomunikasi dengan sangat hati-hati.

Pesan yang buruk dan kutipan yang salah arah dapat menjadi mahal jika persepsi publik terganggu. Oleh karena itu, ketika memilih dan merancang program komunikasi eksternal, organisasi perlu memberikan perhatian khusus pada preferensi pemirsa.

Perusahaan menggunakan strategi seperti pengembangan konten web, optimisasi mesin pencari (SEO), dan pemasaran konten untuk berkomunikasi dengan pihak luar tentang informasi penting. Melalui pemasaran konten yang efektif, perusahaan dapat memastikan visibilitas situs web mereka. Melalui aliran komunikasi dua arah dengan komentar pemirsa dan umpan balik lainnya, organisasi dapat memodifikasi, mengoordinasikan, atau membuat strategi bisnis.

Komunikasi memainkan peran penting dalam semua jenis organisasi, kecil, besar, swasta atau publik. Inilah sebabnya mengapa ungkapan “komunikasi yang baik mengarah ke bisnis yang baik” sudah dekat.

Kinerja yang efisien dari suatu organisasi sangat tergantung pada efektivitas komunikasi internal dan eksternal. Ini membantu organisasi Anda tumbuh dalam bisnis Anda sambil meningkatkan semangat dan motivasi karyawan untuk meminimalkan konflik internal dan eksternal.