Universitas Amikom Purwokerto, Kampus IT dan Bisnis Digital Banyumas, Jawa Tengah.
Eksekutif perusahaan Fortune 100 menggunakan perangkat lunak konferensi elektronik (Adobe Acrobat Connect Pro, WebEx, dll.) untuk memerintahkan organisasi mengadakan lebih banyak rapat. Komunikator teknis khawatir bahwa pembatasan media akan secara signifikan mengurangi efektivitas presentasi mereka. Mereka ingin mengembangkan dan menerapkan konferensi elektronik yang menarik, interaktif, dan memotivasi.
Saya percaya bahwa bukan media yang menciptakan komunikasi yang menarik. Strategi komunikasi yang digunakan. Konferensi elektronik memiliki beberapa kelemahan yang melekat (misalnya, kurangnya umpan balik visual, interaksi sosial yang lebih sulit), tetapi juga memiliki kelebihan (misalnya, kemampuan untuk berkolaborasi dalam jarak jauh yang tidak dibatasi waktu). Fleksibilitas dan kreativitas memungkinkan komunikator teknis untuk mereplikasi semua manfaat pertemuan fisik dalam pertemuan virtual.
Berikut ini adalah banyak ide yang dapat membantu Anda mengatur konferensi virtual.
Mendapat perhatian
Mulai pertemuan virtual Anda dengan rujukan yang dipikirkan dengan matang. Perkenalkan diri Anda dan minta peserta untuk memperkenalkan diri jika waktu memungkinkan. Minta mereka untuk berbagi informasi latar belakang seperti minat dan hobi profesional dan pribadi. Silakan posting foto Anda dan, jika mungkin, foto peserta. Gunakan metode inovatif untuk mengumpulkan dan berbagi informasi latar belakang peserta (misalnya, mencocokkan pengalaman Anda sendiri dengan peserta yang tepat).
Tetapkan relevansi
Pilih peserta untuk menentukan latar belakang dan minat mereka pada subjek. Gunakan berbagai macam media. Ini mungkin termasuk animasi, informasi latar belakang, peristiwa terkini, kartun, artikel, pertanyaan yang menggugah pikiran, kutipan, dan cerita.
Informasi terkini
Menggabungkan jenis presentasi multimedia yang sama dengan presentasi tatap muka. Gunakan berbagai jenis media seperti teks, grafik, animasi, presentasi video dan multimedia, ilustrasi, diagram, skema, model, presentasi audio, dan objek konkret. Rujuk secara konsisten jadwal pertemuan yang disajikan di awal presentasi dan berikan gambaran umum tentang konten sepanjang sesi. Menyajikan informasi dalam potongan pendek dan aliran logis, mengubah kecepatan dan format setiap 5-6 menit.
Menggabungkan strategi komunikasi yang menarik seperti:
o Bercerita
o Presentasi pembicara tamu (dapat divirtualisasikan)
o Simulasi
o Analogi
o Tugas
o Studi kasus
o Pembelajaran penemuan
o Contoh dan pengecualian
o percobaan
o Representasi grafis
o Tips dan petunjuk
o Ide
o mnemonik
o permainan
o Model fisik untuk menggambarkan hubungan
Dukungan grafis ide-ide kunci sebanyak mungkin. Jaga agar informasi tetap sederhana, terutama jika Anda menggunakan PowerPoint. Perhatikan warna, blank, dan font. Batasi penggunaan berbagai font dan warna.
Beri tahu peserta apa yang Anda coba sampaikan kepada mereka, beri tahu mereka, dan beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka. Ini seharusnya mudah karena ada banyak media untuk dimainkan. Anda dapat mengatur panggung dalam presentasi multimedia, menyajikan topik melalui presentasi papan tulis, dan terakhir melihat topik dalam diskusi menggunakan fitur obrolan atau polling.
Izinkan peserta mengunduh dokumen alih-alih mendistribusikannya. Pastikan untuk menggunakan PDF karena akan ditampilkan dan dicetak lebih mudah diprediksi daripada format dokumen lainnya. Gunakan papan tulis seperti flip chart. Arahkan, sorot, gambar, dan catat di papan tulis. Lihat situs web dan sumber daya lainnya. Gunakan mereka sebagai sumber, referensi, dan latihan yang berharga. Menyajikan informasi dari perspektif yang berbeda (pelanggan, pesaing, pengguna, insinyur, dll.). Antisipasi dan siapkan pertanyaan peserta. Buat bantuan pekerjaan untuk mengekstrak informasi yang relevan.
Demonstrasi
Gunakan studi kasus yang relevan dengan situasi aktual. Minta peserta untuk menyelidiki isu-isu kontroversial. Minta peserta untuk berbagi pengalaman mereka terkait dengan konten.
Lihat presentasi foto atau video dari bagian penting demonstrasi dan gunakan alat gambar dan teks untuk menyorot dan memberi label. Gunakan berbagi layar untuk mendemonstrasikan aplikasi komputer dan alat menggambar serta memberi label dan menyorot bagian layar. Pilih contoh dan aktivitas yang mencerminkan pengaturan tempat peserta menerapkan keterampilan baru.
Promosi praktik
Memasukkan praktik untuk mempertahankan partisipasi dan minat. Tetapkan peserta ke dalam kelompok dan minta mereka untuk berkolaborasi dalam tugas tertentu. Jumlah peserta harus 4 orang atau kurang. Tetapkan peran dan rotasi dalam setiap kelompok untuk memastikan berbagi dan kerja sama. Jika memungkinkan, konsolidasikan kegiatan yang diselesaikan di luar rapat. Dorong presentasi yang hidup hingga 5 menit. Dorong peserta untuk menggunakan papan tulis. Gunakan studi kasus, permainan peran, dan simulasi yang meniru aktivitas kehidupan nyata.
Jika peserta tidak dapat berinteraksi dengan sistem yang sebenarnya, harap berikan tautan ke database pelatihan atau situs pengujian. Tampilkan layar peserta jika mereka ingin mendemonstrasikan cara menggunakan aplikasi atau berbagi informasi dengan mereka sebagai bagian dari demonstrasi atau latihan interaktif.
Penghasutan dan pengelolaan diskusi
Buka diskusi dengan komentar provokatif. Ajukan pertanyaan kunci di papan tulis atau jendela obrolan untuk menanamkan ide. Melakukan diskusi terstruktur dengan mencantumkan rangkuman pembahasan yang diajukan. Lanjutkan diskusi di kursus, klarifikasi tema diskusi dan topik yang Anda rencanakan untuk dibahas. Kelola diskusi dengan cermat. Gunakan mikrofon, papan tulis, jendela obrolan, atau email sebagai media diskusi Anda. Berikan peserta didik peran yang “menarik” selama diskusi. Selalu akhiri diskusi dengan menyatakan kembali tujuan diskusi, meringkas hasil, dan menunjukkan bagaimana hasil berhubungan dengan topik berikutnya.
Penilaian keterlibatan peserta
Gunakan pertanyaan pemungutan suara yang sering untuk mengkonfirmasi pemahaman, membangunkan peserta, menentukan tingkat keterlibatan mereka, dan menentukan di mana mereka berdiri pada masalah tertentu. Ajukan pertanyaan yang jelas, tepat, singkat, dan bermanfaat. Gunakan fitur polling untuk mengajukan pertanyaan benar/salah atau pilihan ganda untuk melihat berapa banyak peserta yang telah memilih setiap opsi. Anda dapat menyimpan hasil ini untuk Anda sendiri atau membagikannya dengan semua peserta. Sertakan pertanyaan kesulitan yang sesuai dengan tingkat audiens. Hindari umpan balik singkat atau tiba-tiba. Peserta dapat menginterpretasikan umpan balik seperti marah. Mintalah kelompok menyelesaikan latihan di keranjang menggunakan bahan dan alat penilaian di folder bersama (misalnya, menyelesaikan transaksi layanan pelanggan dalam situasi yang berbeda).
Pengembangan dan pelaksanaan kegiatan yang menarik dan memotivasi
Ini menyebabkan konflik konstruktif atau “keausan kreatif” dengan cara berikut:
o Ajukan pertanyaan utama
o Mewakili perspektif lain
o Jelajahi konten dalam konteks baru (misalnya, di Peternakan Hewan George Orwell, penulis menggunakan metafora pertanian untuk menjelaskan bahaya kapitalisme tanpa batas).
Ekstrak hasil positif dari situasi sulit dengan cara berikut:
o Arahkan pertanyaan ke grup
o Tanyakan kepada kelompok untuk solusi atau bagaimana menemukan solusi
o Minta bantuan peserta tertentu
Bangun ketegangan dengan membuat aktivitas dengan hasil yang tidak terduga (diskusi, permainan, dll.). Juga, jangan ragu untuk mengubah aturan saat aktivitas sedang berlangsung. Ini dilakukan dengan menggunakan obrolan, email yang dipilih, dan beberapa folder bersama, memberikan aturan dan instruksi yang berbeda untuk grup yang berbeda.
Buat kegiatan kelompok untuk memfasilitasi kolaborasi antar peserta. Memungkinkan grup untuk berkomunikasi menggunakan area obrolan atau email. Jika Anda berani, Anda dapat mengatur rapat virtual Anda sendiri untuk berkolaborasi dalam grup. Pastikan untuk menugaskan seorang pemimpin untuk setiap kelompok.
Semoga berhasil dan selamat bersenang – senang!
Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Amikom Purwokerto
