Universitas Amikom Purwokerto, Kampus IT dan Bisnis Digital Banyumas, Jawa Tengah.
Tentu saja, kewajiban hukum, persyaratan eDiscovery, dan kepatuhan terhadap peraturan adalah beberapa dari banyak alasan bisnis besar dan kecil memilih sistem pengarsipan email sumber terbuka. Namun, serangan hukum dan kepatuhan terhadap peraturan bukanlah satu-satunya alasan perusahaan menerapkan sistem pengarsipan email sumber terbuka. Misalnya, pertimbangkan persyaratan manajemen penyimpanan. Sejujurnya, perusahaan hanya akan kehabisan ruang disk dan waktu cadangan jika mereka tidak berinvestasi dalam platform pengarsipan email berbasis cloud.
Manajemen pengetahuan dan penambangan data jauh lebih mudah daripada program email dan pita cadangan yang dikelola secara lokal, dan dapat berjalan lebih cepat dengan arsip berbasis cloud. Selain itu, mengandalkan sistem pengarsipan yang mulus juga merupakan cara yang bagus untuk memberikan akses yang sangat aman kepada karyawan jarak jauh ke komunikasi email melalui antarmuka web yang dilindungi.
Ada juga pemulihan bencana, dan layanan penyaringan email dan pengarsipan email telah sangat sukses di antara bisnis besar dan kecil. Sejujurnya, sistem pengarsipan yang baik adalah alat yang jauh lebih nyaman daripada kaset cadangan, dan juga tersedia dengan biaya yang relatif rendah. Berbagai aspek dan fitur dari alat pengarsipan email open source menyediakan lebih banyak fitur. Ini membawa manfaat tambahan bagi hampir semua orang di bisnis kecil. Sederhananya, ini bukan hanya tentang penemuan hukum dan kepatuhan terhadap peraturan, pengarsipan email dan manajemen data email.
Apakah di-host atau di tempat?
Ya, ada dua model utama yang tersedia untuk pengarsipan email. Belilah alat yang dapat menangkap semua jenis komunikasi digital di tempat, atau gunakan layanan yang dihosting yang dapat Anda akses dari browser web Anda. Tentu saja, yang pertama sangat ideal untuk perusahaan yang memiliki biaya besar untuk menjalankan beberapa server internal dan dapat menggunakan sumber daya TI untuk mengelola pemeliharaan kompleks sistem tersebut. Faktanya, sistem pengarsipan email lokal datang dengan label harga yang mahal.
Sistem pengarsipan email open source yang dihosting, di sisi lain, bisa dibilang merupakan pilihan yang jauh lebih baik bagi perusahaan yang lebih suka tidak ada hubungannya dengan TI, daripada hanya mengalihkan masalah kepada orang lain. Oleh karena itu, membeli layanan pemfilteran email berbasis cloud adalah pilihan terbaik. Mengelola dan menyimpan komunikasi digital di dalam perusahaan dapat dianggap sebagai kekacauan yang berlebihan dari bisnis inti.
Jadi ada apa?
Karena semakin banyak perusahaan mengandalkan solusi pengarsipan canggih ini, penyedia layanan penyaringan email juga mulai menyesuaikan produk mereka untuk memenuhi persyaratan zaman. Sebenarnya, ada hampir berbagai alat pengarsipan yang disesuaikan untuk memenuhi persyaratan dan kebutuhan bisnis apa pun.
Alat yang dirancang dengan mulus juga mencakup pengindeksan, pencarian, dan log akses untuk memberikan jejak audit bukti yang lengkap.
Ya, ini mungkin waktu terbaik untuk pergi ke awan!
Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Amikom Purwokerto
