Profesional komunikasi sering terlihat ketika mereka terlambat untuk mendengar berita tentang perusahaan mereka dari pasar atau menerima informasi secara internal dan tidak punya waktu untuk mengembangkan strategi dan membuat kampanye yang baik.

Anda tidak hanya kehilangan kesempatan untuk membuat kampanye merek yang hebat, tetapi juga tidak sepenuhnya mencerminkan kompetensi dan kualifikasi profesional komunikasi Anda. Tapi siapa yang disalahkan atas kesenjangan komunikasi eksplisit seperti itu?

Jika perusahaan adalah perusahaan baru atau bisnis dalam tahap pertumbuhan awal yang terbatas, arus informasi lancar dan kecil kemungkinannya untuk tidak diperhatikan oleh kepala komunikasi. Tetapi segalanya menjadi lebih rumit ketika entitas yang terlibat memiliki banyak industri dan beragam konglomerat yang ada di banyak negara. Dalam situasi ini, menjadi sangat sulit untuk memantau kejadian di seluruh jaringan (baik positif maupun negatif).

Baik komunikator maupun manajer bisnis tidak mampu bekerja dalam silo. Misalnya, Corporate Communication Department (CCD) seperti restoran internasional yang sangat khusus. Di sini, pelanggan adalah media, pelayan adalah orang-orang media, koki adalah pencipta strategi dan konten, dan pemasok bahan kuliner adalah sumber dari berbagai perusahaan. Sebuah restoran hanya berfungsi jika pesanan (setara dengan “cerita bagus” untuk media) disajikan dengan baik, panas, dan pada waktu yang tepat. Tetapi bagaimana jika bahan-bahannya tidak sampai ke dapur tepat waktu atau dipasok secara acak? Ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan yang besar, dan bahkan pelayan, dan bahkan koki, dapat berada di garis serangan dari pelanggan yang marah. Apakah mereka layak untuk itu ketika mereka hampir tidak terlibat dalam krisis?

Jadi siapa yang akan disalahkan? Situasi ini dapat dihindari jika pemasok bahan baku telah mengirimkan bahan yang dibutuhkan dalam jumlah waktu dan jumlah yang tepat. Demikian pula, cakupan mengarah ke pemangku kepentingan yang lebih baik hanya jika masing-masing departemen / lokasi proyek dan perusahaan memberikan informasi kepada departemen komunikasi korporat tepat waktu. Tetapi jika tidak, reputasi perusahaan Anda tidak hanya akan rusak, tetapi Anda juga akan mengalami kerugian finansial.

Sebuah studi baru oleh Grammarly dan The Harris Poll sebenarnya mengukur potensi kerugian dari kurangnya komunikasi di tempat kerja. Sebuah survei “Status Komunikasi Bisnis” terhadap para pemimpin bisnis dan pekerja pengetahuan memperkirakan bahwa kurangnya komunikasi merugikan perusahaan-perusahaan US$ 1,2 triliun per tahun, atau sekitar US$ 12.506 per karyawan setiap tahun.

Perusahaan dan eksekutif senior adalah pembuat berita, dan CCD hanya dapat menyusun strategi dan memperkuatnya, sehingga pesan perusahaan menjangkau pemangku kepentingan yang terlibat dan menghasilkan hasil yang diinginkan. Namun, dalam banyak kasus, CCD kurang mendapat kepercayaan dari kepala bisnis, yang seringkali memiliki pemahaman yang terbatas tentang berita. Ini terlihat biasa bagi mereka, tetapi sebenarnya bisa menjadi cerita yang bagus di media.

Apa yang dilewatkan oleh manajer bisnis adalah melihat gambaran besarnya. Jadi pertanyaan dasarnya adalah:

1.1.Bagaimana saya bisa membangun ikatan kepercayaan antara CCD dan berbagai perusahaan dan anggota dewan?

2.2.Bagaimana Anda bisa membangun saluran yang mendapatkan persetujuan yang Anda butuhkan, memungkinkan aliran informasi yang tepat waktu, dan menutup kesenjangan komunikasi?

Dari pengalaman saya, saya dapat memikirkan empat langkah untuk menghadapi situasi tersebut.

1. Mulai proses komunikasi yang sering

Agar perusahaan dapat menganggap CCD secara serius, perusahaan itu sendiri harus menghubungi perusahaan tersebut dan memahami prioritas dan kendalanya. Membangun saluran komunikasi adalah langkah pertama yang terbaik dalam membangun kepercayaan, tetapi arus informasi harus jelas, terbuka dan sering.

2. Membangun hubungan dengan perusahaan secara bertahap

CCD dapat membangun banyak kepercayaan dengan secara aktif melakukan kegiatan komunikasi jangka pendek dengan departemen dan bekerja sama dengan departemen dalam kegiatan penting.

3. Jadikan karyawan terpercaya sebagai duta

Setiap departemen dapat mewakilinya setiap hari, mengidentifikasi karyawan tepercaya yang akrab dengan perusahaan, dan menunjuk mereka sebagai duta internal. Ini juga membantu memastikan aliran informasi yang tepat waktu dan andal.

4. Hilangkan hambatan komunikasi

Identifikasi dan singkirkan penghalang yang mencegah atau menonaktifkan CCD dari menerima pesan yang tepat dari departemen pada waktu yang tepat. Hambatan tersebut dapat disebabkan oleh jarak fisik atau alasan emosional seperti ketakutan atau ketidakpercayaan. Untuk memecahkan hambatan ini, CCD perlu dimulai dengan pemahaman tentang bisnis dan orang-orang yang terkait dengannya, dan terbiasa dengan struktur departemen untuk menilai aliran komunikasi dalam hierarki dengan benar.

Tidak ada perusahaan yang mampu mengabaikan pentingnya penyebaran informasi secara tepat waktu di era digital berita instan ini. Namun, itu bukan hanya tanggung jawab CCD. Terlibat dalam interaksi rutin harus menjadi tanggung jawab bersama dari semua pemangku kepentingan dan tim CCD sehingga komunikasi dapat muncul sebagai alat strategis untuk pertumbuhan perusahaan.